Kompanije u svijetu i Hrvatskoj troše pozamašnu svotu novaca na regrutiranje željenih kadrova. Sajmovi karijera, reklamiranje u tisku i na internet-portalima, unajmljivanje «lovaca na glave», programi stipendiranja, psihometrijska testiranja i svi dodatni poslovi iz repertoara upravljanja ljudskim potencijalom trebaju omogućiti tvrtkama pronalaženje i odabir upravo onih ljudi u koje će i dalje biti poželjno ulagati te koji, shodno tome, neće napustiti tvrtku u kratkom roku. Međutim vrlo često događa se upravo suprotno.
Iscrpna istraživanja iz područja regrutiranja, zadržavanja i obrtaja radne snage, provedena u Velikoj Britaniji pokazuju kako trošak regrutiranja novih kadrova iznosi oko 4.000 funti po svakom novom zaposleniku. Ako se uzme u obzir da svaki zaposlenik ostaje u odan tvrtki u prosjeku 3 godine, onda troškovi regrutacije postaju svojevrsni «fiksni trošak» kratkoročnog razdoblja na koji kompanije moraju računati.
Uvodni treninzi – zapostavljena karika u lancu upravljanja kadrovima
Uvodni treninzi prema definiciji vodeće britanske institucije u području upravljanja ljudskim potencijalom, Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) , predstavljaju: «..cjelokupni proces prilagođavanja i aklimatiziranja zaposlenika na posao i radnu okolinu.» Ovaj proces se uobičajeno sastoji od tzv. procesa «orijentacije», uvodnih treninga o tvrtki, ali i obaveznih treninga zaštite na radu i sl. Drugi dio je tzv. «socijalizacija», upoznavanje sa kolegama širom tvrtke, menadžerima, radnim procesima i sl.
Iako uvodni treninzi izgledaju jako dobro u teoriji, u praksi je situacija vrlo često drugačija. Ako ste ikada prolazili uvodne treninge, onda znate da je veliki broj njih ili dosadan ili frustrirajući. Prema pisanju poznate konzultantske kuće u području zapošljavanja, Impact Factory , uvodni treninzi se u praksi odvijaju u par dobro uhodanih scenarija. Jedan je taj da vam poslodavac prvog dana na poslu (ili par dana prije početka radnog odnosa) uruči lijepo upakiranu brošuru ili fotokopije «power-point» prezentacija u kojima vas se upoznaje sa poviješću kompanije, njenim organizacijskim jedinicama, vizijom, misijom. Iako ste možda puni entuzijazma i dobre volje da pročitate sve podatke koje vam daju, nakon par stranica oči vam se počinju sklapati i ubrzo se počnete boriti sa snom koji postaje spas od očite dosade. Neki poslodavci će vas i testirati o sadržaju pisanoga, koji, uz psihometrijske testove i edukaciju propisanu raznoraznima zakonskim regulama, postaju ono što se zove uvodni seminar za nove zaposlenike.
Drugi način je «vojni kamp» u trajanju od par dana u kojem predstavnici upravljanja kadrovima pokušavaju u višesatnim seansama u vas «uliti» što više znanja o kompaniji. Ako niste to učinili prije, ubacit će se i pokoji psiho-test te obavezno predavanje o zaštiti na radu te ako ste sretne ruke, dobit ćete i priliku za gašenje improviziranog požara na livadi pored proizvodnog pogona. Iako su se zaposlenici tvrtke potrudili napraviti što bolje prezentacije, koristeći raznorazna audio-vizualna pomagala, nakon par sati i najizdržljivijima popušta koncentracija i razmišljanja odlaze u smjeru večernjeg izlaska, smisla rada u ovakvoj kompaniji i sl.
Nakon toga, ako ste pripravnik, slijedi par mjeseci obilaska raznih odjela u kojima prezaposleni menadžeri ne znaju što bi sa vama te vam daju da čitate izvještaje, nosite kave i slično. Ako ste sretne ruke, dobit ćete mentora iz vašeg odjela, kojeg ćete sresti jednom u par mjeseci na par minuta i dati mu svoje pripravnički dnevnik kojega ste pomno vodili. Ako ste iskusni zaposlenik, obično vas odmah «bacaju u vatru» zvanu rad na određenom radnom mjestu, koje sa sobom nosi frustraciju privikavanja i učenja posla u novom radnom okružju.
Naravno, nisu sve kompanije ovakve. No veliki broj onih koji jesu, ne samo kod nas nego i u svijetu, ponukao nas je da obradimo i ovu, za cjelokupni proces zapošljavanja, izuzetno bitnu tematiku.
Iako mnoge kompanije smatraju da jesu, ima i onih koji nemaju nikakve uvodne treninge za svoje zaposlenike. Statistike iz zapadnih zemalja govore o izuzetnoj važnosti uvodnih treninga. Istraživanje koje je provela britanska kompanija za zapošljavanje Reed Consulting na uzorku od 5700 zaposlenika govori o tome kako je 5% ispitanika napustilo posao zbog toga što su imali loš ili nikakav uvodni trening. Ne zvuči možda puno, ali ako uzmete u obzir stotine drugih razloga napuštanja posla onda je svaki dvadeset peti zaposlenik koji napušta tvrtku zbog isključivo ovog razloga, mnogo. Uz to je 93% ispitanika izjavilo kako loši uvodni treninzi imaju kontinuirano loš efekt na njihovu produktivnost.
Istraživanje agencije za zapošljavanje OfficeAngels na uzorku od 1500 zaposlenika o njihovih prvih šest mjeseci na novom radnom mjestu, otkrilo je kako su oni koji su imali dobre uvodne treninge, u kojima su osjećali da su dobrodošli te da ih tvrtka želi što bolje integrirati u poslovanje u prva tri mjeseca rada, ostajali u prosjeku dvije godine duže u tvrtki nego njihovi kolege koji to nisu imali.
Istraživanje koje je provela kompanija Thomson NETg, specijalizirana za pružanje usluga virtualnih treninga i e-učenja, otkrilo je kako neefikasni uvodni treninzi koštaju britanske poslodavce gotovo 2 milijarde funti svake godine. Troškovi su to koji se sastoje od komponenti kao što su ponavljanje procesa regrutiranja kadrova ali i troškovi uvođenja zaposlenika u posao te naravno provođenja dodatnih uvodnih treninga. Uz to česte i brze rotacije kadrova negativno utječu i na moral ostalih zaposlenika ali i reputaciju tvrtke na tržištu. (Pitajte sami sebe, da li biste, ako zaista niste prisiljeni, željeli raditi za poslodavca kod kojega zaposlenici ne mogu izdržati radni odnos duži od pola godine?)
Ako vas sve ovo navedeno nije uvjerilo u svrhovitost uvodnih treninga, onda da citiramo i istraživanje znanstvenika poslovne škole Aston (Aston Business School) objavljeno u prestižnom stručnom časopisu Human Resource Management Journal, koje je pokazalo da je dobro proveden i razrađen uvodni trening jedan od predikatora inovativnosti i spremnosti na tzv. eksplorativno učenje koje se sastoji od aktivnog traženja novih i/ili drugačijih pogleda i perspektiva na npr. razvoj novih i/ili postojećih proizvoda i usluga i sl. Uvodni trening se kao pokazatelj našao u grupi prestižnih pokazatelja kao što su timski rad, edukacija i treninzi te sistem nagrađivanja.
Svrha uvodnih treninga je, kao što i definicija govori, zaželjeti dobrodošlicu u tvrtku novim ljudima, uvesti ih u radnu kulturu kompanije i pomoći im da shvate kako su učinili dobru stvar odabirom upravo vaše kompanije. Započeti novi posao nije nikada lako (barem za većinu nas!). Mnogo je pitanja koja nas muče kao što su: «Da li ću se prilagoditi?», «Da li uopće imam potrebna znanja za taj posao?», «Kakvi su mi kolege i radna atmosfera?», «Što ako se osramotim prvi radni dan? Znam da mi se u stresnim situacijama znoje ruke i crvenim se, kako da to sakrijem?» Prije nego započnete sa bombardiranjem podacima hrpu novih zaposlenika koji su dovoljno nervozni i zabrinuti svojim novim početkom, možda bi bilo bolje da im napravite atmosferu u kojoj će se osjećati ugodno i opušteno. I sami znate da se u ugodnoj i opuštenoj atmosferi bolje usvajaju znanja. Osim toga, postavlja se i pitanje, da li novi zaposlenici zaista u roku od par dana moraju proći svu edukaciju kao što je npr. detaljno predstavljanje tvrtke, njenih organizacijskih dijelova, podružnica itd. Naravno sve to ima svoju važnost za svakog pa i novog zaposlenika, no obrušiti se kao «tsunami» sa hrpom podataka prvog ili drugog radnog dana je neefikasno ako zaista želite da on/ona to i zapamti.
Lojalnost i odanost tvrtki stvara se od prvog dana. Ako se osoba od početka osjeća dobro i prihvaćeno te se učine napori dobre socijalizacije u kulturu kompanije, budite sigurni da će biti lakše podnijeti teškoće koje nastaju kasnije. U britanskoj tvrtki Dyson, vodećem proizvođaču usisavača koji ne upotrebljavaju klasične vrećice, uvodni trening za svakog zaposlenika, bez obzira na struku, je sastavljanje jednog usisavača. Naravno, to je samo dio uvodnog treninga, ali ima svoju duboku svrhovitost – direktno vas povezuje sa proizvodnim portfeljom kompanije, socijalizira sa kolegama iz različitih organizacijskih dijelova i uvodi u kulturu kompanije. Na taj način, ako ste npr. računovođa ili financijski analitičar u tvrtki, imate ćete osjećaj što znače silne financijske tabele i izračuni koji morate raditi, zato što ćete dobiti «osjećaj» za stvarni proizvod iza brojki. Svaki zaposlenik postaje član tima koji ima zadatak učiniti osobu dobrodošlom u tvrtku i upoznati je sa ključnim informacijama o poslu te o konkretnim zadacima koje će osoba raditi. Uz to, svaki zaposlenik ima i svog mentora sa kojim se susreće na regularnoj osnovi kako bi prodiskutirali sve eventualne probleme i poteškoće ali i definirali razvojne ciljeve te pratili njihovo ostvarenje kroz vrijeme.
Za kraj, evo nekoliko savjeta za kompanije u kojima postoji sustav uvodnih treninga novih zaposlenika.
1. Uvodni treninzi nisu «one-man-band show» menadžera u upravljanju ljudskim resursima
Iako su menadžeri upravljanja ljudskim resursima zaduženi za sva pitanja koja se tiču zapošljavanja, uvodni treninzi su projekt u koji moraju biti uključeni i rukovodioci ostalih sektora. Uključite ih u proces prezentiranja npr. svojeg radnog dana, zadataka koje izvršavaju njihovi odjeli i sl. ali i u proces uvođenja novih zaposlenika koji dolaze u njihov odjel. Možete biti i kreativni pa ugraditi uvodne treninge i mentorstvo u opis njihovog posla i sustav nagrađivanja.
2. Uvodni treninzi su sastavni dio procesa regrutiranja kadrova a ne zasebni događaj u procesu zapošljavanja
Kathryn Owler, direktorica novozelandske tvrtke JoyWorkz Ltd. kaže kako je uvodni trening sastavni dio procesa regrutiranja a ne odvojeni događaj koji uobičajeno znači pretrpana prva dva radna dana novih zaposlenika. Uvodni trening treba započeti i prije samog početka rada, i poslodavci mogu npr. već tijekom intervjuiranja prezentirati vrijednosti kompanije ali i obavijestiti potencijalnog kandidata o tome što se od njega/nje očekuje na određenom radnom mjestu. Svakoj osobi treba vremena da se integrira u organizacijsku kulturu što zahtijeva pomno planiranje i postavlja se pitanje efikasnosti izvođenja uvodnih treninga u dva ili tri dana.
Autorica navodi i primjer novozelandske kompanije Electropar. Nakon intervjua i ponude za posao, svaki zaposlenik dobiva pismo dobrodošlice sa rasporedom uvodnih događanja uključujući i zakazane sastanke sa ključnim kolegama i menadžerima kroz period od dva tjedna. Prvog dana posla zaposlenicima se prezentira ono što će raditi, upućuje ih se na radno mjesto sa kompjuterom, na kojem je već uspostavljena njihova email adresa i sve potrebne lozinke za početak rada. Uvodni trening započinje sa jednosatnim razgovorom sa ključnim menadžerima, koji su u tom vremenu fokusirani isključivo na teme vezane uz nove zaposlenike i njihov posao. Svaki menadžer je upoznat sa time da su novi zaposlenici primljeni u tvrtku i shodno tome su unaprijed rezervirali sat vremena za razgovor sa svakim od njih. Između sastanaka, novim zaposlenicima se daje vremena za samostalno čitanje i proučavanje literature bitne za njihov posao (npr. razni financijski izvještaji). Upoznavanje sa poslom se izvodi u manjim cjelinama kako bi se što bolje shvatilo tko radi što, gdje i kada. Na taj način smanjuje se moguća početna frustriranost novih zaposlenika i povećava njihova produktivnost.
Predstavnici vaše tvrtke su tu da učine sve kako bi se novi zaposlenici osjećali dobrodošlima. Za prezentaciju raznih aspekata rada u tvrtki, koristite zaposlenike koji zrače entuzijazmom, imaju smisla za humor i znaju opustiti atmosferu. To je osobito bitno za prezentaciju vizije i smisla postojanja tvrtke, te ostalih aspekata organizacijske kulture. Osnove psihologije govore kako se u organizacijama najčešće uspoređujemo ali i identificiramo sa ljudima istog organizacijskog ranga. Na primjer, ako zapošljavate pripravnike, iskoristite mlade i entuzijastične kadrove, koji su tek završili pripravnički staž da ispričaju svoju priču o vašoj tvrtki i zašto je ona najbolji poslodavac na tržištu.
4. Probajte biti što manje dosadni.
Umjesto da držite ljudima «ex-catedra» predavanje, uključite nove zaposlenike u uvodni trening. I sami znate da je najgore od svega pasivno sjediti i slušati predavanja u trajanju od par sati. Personalizirajte vaše uvodne treninge, doznajte što oni očekuju od ovog posla, što ih brine i/ili veseli. Postoji cijeli niz vježbi i zadataka koje zaposlenici mogu raditi u interakciji sa vama a da se pri tome ne osjećaju ugroženo ili u centru prevelike individualizirane pažnje. Angažirajte ih u aktivno upoznavanje sa vašim proizvodima i uslugama. Vaši zaposlenici mogu biti jedna od bitnih marketinških karika u lancu zvanom «word of mouth» marketing. Osim toga, i vi kao predavači na uvodnom treningu ćete se manje umoriti, ako i polaznici aktivno sudjeluju u cjelodnevnom programu.
5. Budite jasni
Osobito u prezentiranju onoga što očekujete od novih zaposlenika. Za pripravnike napravite detaljni i jasni plan onoga što se od njih očekuje tijekom pripravničkog staža. Isto tako, pripremite i menadžere u odjelima u kojima se nalaze. Budite otvoreni i prema očekivanjima novih zaposlenika.
6. Izbjegavajte podcjenjivanje ljudi
Samo zato što ste menadžer ili dugogodišnji zaposlenik, ne daje vam pravo da podcjenjujete nove zaposlenike. Suzdržite se od šala i pošalica na račun žena, muškaraca, mlađih i starijih zaposlenika, ljudi druge boje kože ili narodnosti i sl. Isto tako ne iskazujte svoje frustracije, nervozu i bahatost na zaposlenicima i za boga miloga nemojte žvakati žvakaću tijekom prezentacije, kao što je to učinila jedna hrvatska menadžerica ljudskih potencijala tijekom uvodnih treninga. Ako ste opsjednuti svježim dahom koristite druge osvježavajuće metode koje se nude na hrvatskom tržištu.
7. Budite fleksibilni i zabavite se
Ne mora samo Božićni tulum biti mjesto organizacijske zabave. Zašto to ne bi bio i uvodni trening? Većina ljudi bolje upija znanje kada se zabavlja. Ljudski mozak većine nas ima problema sa riječima «moraš» i «prisila» i naprosto nakon nekog vremena zaboravlja osobito dosadne i loše stvari. No događaje koji su živi u našoj memoriji i drugačiji od svakodnevne rutine, pamtimo i nakon dugog niza godina te ih se rado prisjećamo.
